10 dicas de produtividade para profissionais de finanças
Se você perguntar aos profissionais de finanças como eles gastam seu tempo a cada dia, é provável que muitos vão dizer "em reuniões que não são importantes", "respondendo e-mails que realmente não merecem uma resposta" ou "executando bloqueio de finanças", e "fazendo o fechamento financeiro e executando/manipulando manualmente relatórios ".
Equipes financeiras precisam entregar mais com menos, e "mais" muitas vezes significa saídas que entregam valor estratégico.
Compilamos 10 dicas de produtividade simples, mas eficazes que os profissionais de finanças podem aproveitar para maximizar o tempo que eles gastam em atividades que oferecem o maior valor possível de saída.
Encontre uma maneira de gerir eficazmente o seu e-mail
A maioria das pessoas desperdiçam pelo menos 30 minutos a uma hora por dia lendo, revendo, apagando ou escrevendo e-mails que não oferecem nenhum valor. Investir na gestão de e-mails em termos de envio e recebimento, pode salvar um tempo valioso de trabalho.
Criar alocação de tempo eficaz nas reuniões
Escolha(se você puder) participar apenas nas reuniões que oferecem um ROI para o seu tempo. Tempo desperdiçado nas reuniões pode colocar lá embaixo a produtividade de seus colegas de trabalho. Elon Musk o CEO da Tesla é famoso por não escrever nada em reuniões. Ele acredita que a informação útil será retida e a que não importa será esquecida.
Tecnologia de dimensionamento para a gestão eficaz das finanças
Ter acesso à tecnologia que você precisa para fazer seu trabalho de forma eficaz, incluindo a colaboração com colegas em toda a empresa é a chave para a produtividade. Um artigo recente no Business Insider fala sobre a importância de encontrar uma "fonte única e confiável" no âmbito dos sistemas de informação onde todos os membros de uma empresa possa invocar para fins de relatório.
Automatizar tantas tarefas quanto possível
Retire tarefas manuais sempre que possível. Aproveite o tempo para descobrir todas as tarefas que ocupam um tempo precioso em uma base diária e semanal e descubra como automatizar o maior número dessas tarefas. Isso não significa que você deve parar de prestar atenção a esses relatórios. Em vez disso, encontre formas de construir dashboards automáticos e use sistemas que levam mais tempo na analise desses dados e menos tempo nas entradas de dados.
Se você usa o Excel, abrace-o
Quase todos os profissionais de finanças usam o Excel para alguma função. Existem milhares de cursos de Excel, faça um para se aprimorar, aliás você não precisar ser um expert, mas sim saber aproveitar os recursos que o sistema lhe oferece. Assim você saberá criar e gerenciar planilhas com mais rapidez e não se preocupará com a formatação, macros e fórmulas.
Só elabore relatórios internos que são realmente necessários
Quanto tempo demora para criar um relatório? Quem usa e por quê? Faça estas perguntas para cada relatório que você ajuda a criar e a receber.
Você pode eliminar os relatórios ensinando pessoalmente para parte da equipe como criar, e como puxar esses números por conta própria. Por exemplo, sente-e com a equipe de vendas e mostra-lhes como puxar números de receitas semanais. Hoje existe o self-service B.I. e tornou-se mais fácil ensinar os trabalhadores de não-finanças como puxar dados financeiros básicos sem precisar acionar a equipe de T.I. ou financeira.
Fluxo de trabalho, fluxo de trabalho, fluxo de trabalho
Falta de fluxo de trabalho gera ineficiência e inibe a agilidade dos negócios. Fluxo de trabalho é a base para: produtividade, consistência, qualidade, escalabilidade e flexibilidade.
Desenvolva processos e procedimentos consistentes
Inconsistência no processo e nos procedimentos leva à ineficiência. O retrabalho pode ser atribuído a processos e procedimentos ineficazes, especialmente na área de consolidação financeira. Se você está assumindo um novo projeto ou a fusão de vários relatórios em um único conjunto de dados, eu recomendo sentar e descobrir todo o conjunto de processos e procedimentos que você precisa para completar a tarefa em tempo hábil.
Não permita que o drama a tome conta do local de trabalho
Não toleramos que aponte o dedo. Se você ver o drama está está tomando conta do ambiente, use-o como aprendizado e mostre para as pessoas que a equipe pode ser mais eficaz. Lembre-se que o desenvolvimento de processos e procedimentos corretos podem ajudar a reduzir o stress e, portanto, parar o drama antes que ela ocorra.
Verifique se o seu time tem algum divertimento ocasional
Ninguém consegue trabalhar durante muito tempo sobre pressão sem ter um pouco de divertimento.
De vez em quando fazer um almoço para a sua equipe, pagar um happy hour ou combinarem de ver um filme na sala de reuniões não atrapalha e com certeza ajuda no moral da equipe.
Saiba o que ajuda os seus colegas a sorrir, e descubra como fazer isso acontecer. Seja positivo e traga energia. Lembre-se sempre que as pessoas se alimentam de paixão e energia positiva.
Equipes financeiras precisam entregar mais com menos, e "mais" muitas vezes significa saídas que entregam valor estratégico.
Compilamos 10 dicas de produtividade simples, mas eficazes que os profissionais de finanças podem aproveitar para maximizar o tempo que eles gastam em atividades que oferecem o maior valor possível de saída.
Encontre uma maneira de gerir eficazmente o seu e-mail
A maioria das pessoas desperdiçam pelo menos 30 minutos a uma hora por dia lendo, revendo, apagando ou escrevendo e-mails que não oferecem nenhum valor. Investir na gestão de e-mails em termos de envio e recebimento, pode salvar um tempo valioso de trabalho.
Criar alocação de tempo eficaz nas reuniões
Escolha(se você puder) participar apenas nas reuniões que oferecem um ROI para o seu tempo. Tempo desperdiçado nas reuniões pode colocar lá embaixo a produtividade de seus colegas de trabalho. Elon Musk o CEO da Tesla é famoso por não escrever nada em reuniões. Ele acredita que a informação útil será retida e a que não importa será esquecida.
Tecnologia de dimensionamento para a gestão eficaz das finanças
Ter acesso à tecnologia que você precisa para fazer seu trabalho de forma eficaz, incluindo a colaboração com colegas em toda a empresa é a chave para a produtividade. Um artigo recente no Business Insider fala sobre a importância de encontrar uma "fonte única e confiável" no âmbito dos sistemas de informação onde todos os membros de uma empresa possa invocar para fins de relatório.
Automatizar tantas tarefas quanto possível
Retire tarefas manuais sempre que possível. Aproveite o tempo para descobrir todas as tarefas que ocupam um tempo precioso em uma base diária e semanal e descubra como automatizar o maior número dessas tarefas. Isso não significa que você deve parar de prestar atenção a esses relatórios. Em vez disso, encontre formas de construir dashboards automáticos e use sistemas que levam mais tempo na analise desses dados e menos tempo nas entradas de dados.
Se você usa o Excel, abrace-o
Quase todos os profissionais de finanças usam o Excel para alguma função. Existem milhares de cursos de Excel, faça um para se aprimorar, aliás você não precisar ser um expert, mas sim saber aproveitar os recursos que o sistema lhe oferece. Assim você saberá criar e gerenciar planilhas com mais rapidez e não se preocupará com a formatação, macros e fórmulas.
Só elabore relatórios internos que são realmente necessários
Quanto tempo demora para criar um relatório? Quem usa e por quê? Faça estas perguntas para cada relatório que você ajuda a criar e a receber.
Você pode eliminar os relatórios ensinando pessoalmente para parte da equipe como criar, e como puxar esses números por conta própria. Por exemplo, sente-e com a equipe de vendas e mostra-lhes como puxar números de receitas semanais. Hoje existe o self-service B.I. e tornou-se mais fácil ensinar os trabalhadores de não-finanças como puxar dados financeiros básicos sem precisar acionar a equipe de T.I. ou financeira.
Fluxo de trabalho, fluxo de trabalho, fluxo de trabalho
Falta de fluxo de trabalho gera ineficiência e inibe a agilidade dos negócios. Fluxo de trabalho é a base para: produtividade, consistência, qualidade, escalabilidade e flexibilidade.
Desenvolva processos e procedimentos consistentes
Inconsistência no processo e nos procedimentos leva à ineficiência. O retrabalho pode ser atribuído a processos e procedimentos ineficazes, especialmente na área de consolidação financeira. Se você está assumindo um novo projeto ou a fusão de vários relatórios em um único conjunto de dados, eu recomendo sentar e descobrir todo o conjunto de processos e procedimentos que você precisa para completar a tarefa em tempo hábil.
Não permita que o drama a tome conta do local de trabalho
Não toleramos que aponte o dedo. Se você ver o drama está está tomando conta do ambiente, use-o como aprendizado e mostre para as pessoas que a equipe pode ser mais eficaz. Lembre-se que o desenvolvimento de processos e procedimentos corretos podem ajudar a reduzir o stress e, portanto, parar o drama antes que ela ocorra.
Verifique se o seu time tem algum divertimento ocasional
Ninguém consegue trabalhar durante muito tempo sobre pressão sem ter um pouco de divertimento.
De vez em quando fazer um almoço para a sua equipe, pagar um happy hour ou combinarem de ver um filme na sala de reuniões não atrapalha e com certeza ajuda no moral da equipe.
Saiba o que ajuda os seus colegas a sorrir, e descubra como fazer isso acontecer. Seja positivo e traga energia. Lembre-se sempre que as pessoas se alimentam de paixão e energia positiva.
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